Communicatieplan

1. Historie van de parochie, rekening houdend met fusies
2. Is er een bepaalde spiritualiteit in de parochie? Denk aan Patroonheiligen, aanwezigheid van kloostergemeenschappen en nieuwe bewegingen.
3. Breng de huidige communicatiemiddelen in beeld
4. 7S-model
5. Diaconale persoonlijkheid c.q. identiteit/DNA van de parochie.

Hulpmiddelen om de omgeving van de parochie te analyseren (externe analyse):

1. DESTEP-analyse

Overige methoden
Specifieke hulpmiddelen (bijvoorbeeld bij diaconie):

• werkconferentie
• communicatie-audit
• workshop communicatie en diaconie

Dus: met wie communiceren wij en hoe communiceren zij?

Stakeholders

Naast doelgroepen onderscheiden we ook stakeholders: dit zijn betrokken partijen met wie we rekening moeten houden of aan wie we verantwoording af te leggen hebben. Ze zijn vaak in een diaconaal project ook doelgroep als je projectdoelen voor deze groep hebt. Denk bijvoorbeeld aan parochianen die hun betrokkenheid soms als roeping of missie zien. Zie ook de stakeholdersanalyse voor meer achtergrondinformatie.

Je kunt ook denken in termen van meebeslissen, meedenken, meeweten en meedoen. Per doelgroep en stakeholder kan dit anders zijn. Zorg dat je duidelijk bent in wat je van mensen vraagt en dat je consistent bent (vraag niet de ene keer veel tijd, terwijl je dezelfde groep de andere keer niet informeert). Realiseer je dat tijd die mensen investeren in verhouding moet staan tot de mate van invloed die je ze geeft.

Formuleer doelstellingen altijd 'SMART' (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Een laatste punt om rekening mee te houden is dat communicatie op en tussen verschillende niveau's plaatsvindt.

Welke middelen zijn het best geschikt om met de doelgroep te communiceren? Zijn dit ook exact de middelen als die we nu al inzetten (zoals in de analyse van communicatiemiddelen is geïnventariseerd? Vastgestelde verbeterpunten per communicatiemiddel komen verderop aan de orde. Voorkom dat er vanuit de middelen gedacht wordt. Dat een bepaald middel voor handen is wil niet zeggen dat deze geschikt is. Zie ook de communicatiechecklist.

Formuleer per doelgroep een kernboodschap. Dit is een kernachtige verwoording van wat je wilt overbrengen, zoals: “Vrijwilligerswerk geeft je voldoening” of “Ik iets minder, zij iets meer”.

• jezelf

• een medeparochiaan;

• je buurman,

• een dakloze

• de burgemeester

blijkt dat bij iedere persoon een andere formulering nodig.

Let op: Als je boodschap een rommeltje is, komt het niet over. Bij data-analyse wordt dit verschijnsel ‘gigo’, ofwel ‘garbage in - garbage out’ genoemd. Je boodschap kan op veel manieren een rommeltje zijn:

• Taalkundig;

• Bij een interview van de hak op de tak springen, dan weer over het ene schrijven dan weer over het andere;

Herhaling en consistentie zijn belangrijk. Als organisatie ben je net als een persoon iemand met een identiteit, waar je aan herkend kunt worden, met een eigen stijl én stokpaardjes.

Na de keuze voor de communicatiemiddelen te hebben gemaakt en onderbouwd, kunnen deze worden ingepland. Per week, maand, jaar wordt dan duidelijk wanneer met wie en met welk middel wordt gecommuniceerd. Neem deze mee in de (jaar)planning van het parochiebestuur en probeer zoveel mogelijk koppelingen te maken. Op deze manier passen de communicatieactiviteiten logisch in de parochiedynamiek en voorkom je dat het activiteiten worden die op zichzelf staan.